Conditions Générales

Article 1 – Champ d’application

1.1 Les présentes conditions générales s’appliquent à tout contrat (« le Contrat ») de réservation de chambre(s) et/ou de réservation de salle(s) de séminaire, conclu entre la société S.A. LES TROIS B (« 3B »), exploitante du site hôtelier et de séminaire de la marque/enseigne « OFF », et ses clients (« le Client »). OFF (en tant qu’exploité par 3B) et le Client sont ensemble dénommés « les Parties », et individuellement « une/la Partie ».

1.2. L’application des présentes conditions générales constitue une condition déterminante du consentement de OFF à la conclusion du Contrat. Par sa réservation, le Client adhère sans réserve aux présentes conditions générales dont il reconnaît avoir préalablement pris connaissance. Il ne pourra être dérogé aux présentes conditions générales que par un accord écrit de OFF. L’absence de mise en œuvre de l’une ou l’autre des clauses établies en sa faveur ne peut être interprétée comme une renonciation de sa part à s’en prévaloir.

Article 2 – Réservation de chambre(s) uniquement

La réservation ne deviendra effective qu’après, cumulativement : (1) la conclusion d’un Contrat écrit spécifique entre OFF et le Client, et (2) après le paiement d’un acompte équivalent à 65% du montant total de la réservation ou de la communication d’un numéro carte de crédit et de sa date de validation comme garantie, soit de la communication d’une preuve de paiement.

2.1 Toute annulation totale de réservation devra être notifiée par le Client à OFF par e-mail ou par lettre recommandée à la poste et donnera lieu à la débition d’une indemnité calculée comme suit :

Notification de l’annulation totale (par mail)	Calcul des frais
Annulation notifiée à plus de 45 jours avant la date d’arrivée	Annulation sans frais
Annulation notifiée entre 45 et 30 jours avant la date d’arrivée	25% du montant total
Annulation notifiée entre 29 et 15 jours avant la date d’arrivée	50% du montant
Annulation notifiée entre 14 et 8 jours avant la date d’arrivée	75% du montant
Annulation notifiée moins de 7 jours avant la date d’arrivée	100% du montant

2.2 Toute annulation partielle de la réservation doit être notifiée par le Client à OFF par e-mail ou par lettre recommandée. Les frais d'annulation partielle sont calculés comme suit :

Notification de l’annulation partielle (par mail)	Calcul des frais
Annulation partielle notifiée plus de 30 jours avant la date d’arrivée	Annulation sans frais jusqu'à 25% du nombre de personnes indiqué initialement
Annulation partielle notifiée entre 29 et 15 jours avant la date d’arrivée	Annulation sans frais jusqu'à 15% du nombre de personnes indiqué initialement
Annulation partielle notifiée entre 14 et 7 jours avant la date d’arrivée	Annulation sans frais jusqu'à 5% du nombre de personnes indiqué initialement
Annulation partielle notifiée moins de 7 jours avant la date d’arrivée	Le montant total sera facturé

Article 3 – Réservation de salle(s) de séminaire ou réservation de séminaire(s) résidentiel(s)

3.1. La réservation ne deviendra effective qu’après, cumulativement : (1) la conclusion d’un Contrat écrit spécifique (le Contrat de réservation de salle de séminaire) entre OFF et le Client, et (2) après le paiement d’un acompte équivalent à 65% du montant total de la réservation

3.2. Toute annulation totale de réservation de salle(s) de séminaire (entraînant de facto l’annulation du « catering », matériel et autres services relatifs à l’organisation de l’événement) devra être notifiée par le Client à OFF par e-mail ou par lettre recommandée à la poste et donnera lieu à la débition d’une indemnité calculée comme suit :

Notification de l’annulation totale (par mail)	Calcul des frais
Annulation notifiée au moins 90 jours avant la date d’arrivée	Annulation sans frais
Annulation notifiée entre 89 et 30 jours avant la date d’arrivée	50% du montant total de l’événement
Annulation notifiée entre 29 et 7 jours avant la date d’arrivée	75% du montant total de l’événement
Annulation notifiée moins de 7 jours avant la date d’arrivée	100% du montant total de l’événement

3.3. Toute annulation partielle du Contrat de réservation de salle(s) de séminaire devra être notifiée par le Client à OFF par e-mail ou lettre recommandée et donnera lieu à l’application d’une indemnité calculée comme suit selon les cas :

Notification de l’annulation partielle (par mail)	Calcul des frais
Annulation notifiée au moins 30 jours avant la date d’arrivée	Annulation sans frais jusqu’à 25% du nombre de personnes mentionné dans le Contrat initial
Annulation notifiée entre 29 et 15 jours avant la date d’arrivée	Annulation sans frais jusqu’à 15% du nombre de personnes mentionné dans le Contrat initial
Annulation notifiée entre 14 et 7 jours avant la date d’arrivée	Annulation sans frais jusqu’à 5% du nombre de personnes mentionné dans le Contrat initial
Annulation notifiée moins de 6 jours avant la date d’arrivée	Pas d’annulation possible sans frais

3.4 Un nombre minimal de 25 personnes est exigé pour l’installation d’un buffet chaud.

3.5 Le Client est seul responsable de l’organisation de son événement et répond tant du fait de ses participants, que de ses cocontractants, préposés, ou toute autre personne de son chef, dans ce cadre.

OFF rappelle à cet égard qu’elle est étrangère aux relations contractuelles nouées entre le Client et les divers prestataires relativement au catering, au matériel et à tous autres services relatifs à l’organisation dudit événement. En aucun cas dès lors, OFF ne pourra être tenu responsable du chef d’inexécutions, mauvaises exécutions, erreurs, vices, défauts, ou dommages quelconques découlant desdites relations contractuelles.

Article 4 – Modifications contractuelles

4.1. Toute demande de modification de Contrat (réservation de chambre(s) et/ou de salle(s) de séminaire et nombre de participants) devra être acceptée par écrit par OFF et pourra donner lieu à un ajustement automatique du prix.

Article 5 – Responsabilités et dégâts

5.1. Pendant toute la durée de son séjour et/ou de la tenue de son événement, le Client veillera à traiter les lieux et le matériel mis à disposition, ainsi que le personnel des lieux, en bon père de famille, avec respect, soin et diligence. Il devra restituer les lieux et le matériel mis à disposition dans le même état que celui dans lequel il les a reçus.

5.2. Conformément à la législation applicable, il est strictement interdit de fumer dans l’enceinte du bâtiment.

5.3. Le parking mis à disposition de la clientèle n’étant pas un parking surveillé, OFF rappelle qu’elle ne peut être tenue responsable des vols ou dégradations qui seraient occasionnés au(x) véhicule(s) du Client à l’occasion de son séjour/séminaire.

5.4. Toutes dégradations quelconques aux matériel et lieux mis par OFF à la disposition du Client, dues au fait du Client ou à toutes personnes de son chef –dont il est rappelé que le Client répond intégralement (participants à l’événement du Client, cocontractants dans le cadre de l’organisation de cet événement, occupants des lieux de son chef, etc.) – seront intégralement mises à sa charge.

Article 6 – Paiement

6.1. Le montant total de la réservation, ou le solde si un acompte a été payé, doit être réglé lors du départ des lieux ou au plus tard 10 jours après réception de la facture.
Toute réclamation ou contestation relative à la facture doit parvenir à OFF par email ou lettre recommandée dans les sept jours à compter de la date de la facture, à défaut de quoi ladite réclamation/contestation sera irrecevable.

6.2. Toute somme non-payée à son échéance donnera lieu de plein droit et sans mise en demeure préalable, à l’application d’intérêts de retard au taux de 12% l’an, ainsi que d’une indemnité forfaitaire de 2% du montant dû avec un minimum de 50€ par chambre et de 500 € par événement.

6.3. En cas de non-paiement des sommes dues à leur échéance (en ce compris les acomptes), OFF se réserve le droit d’annuler la totalité de l’événement, sans préavis, ni indemnité, aux entiers frais du Client. Dans ce cas, le Client sera tenu d’indemniser OFF du préjudice subi en raison de cette annulation résultant de son fait, conformément à ce qui est stipulé aux articles 2.2. et 3.2.

Article 7 – Force majeure

7.1. La Force majeure s’entend de tout évènement présentant un caractère à la fois imprévisible et insurmontable empêchant les Parties ou l’une d’elles d’assurer tout ou partie des obligations prévues au Contrat. Sont considérés comme cas de Force majeure ou cas fortuit ceux habituellement reconnus par la jurisprudence des Cours et Tribunaux belges.

Une Partie ne pourra être tenue responsable à l’égard de l’autre en cas d’inexécution de ses obligations résultant d’un évènement de Force majeure. Il est expressément convenu que la force majeure suspend, pour les Parties, l’exécution de leurs obligations réciproques et que chaque Partie supporte la charge des frais qui en découlent.

7.2. En cas d’attentat terroriste, d’intempéries naturelles, de guerre, d’incendie ou dégâts des eaux constitutifs d’un cas de Force majeure au sens défini ci-dessus, OFF procédera au remboursement de l’acompte versé par le Client, sous déduction d’un montant équivalent à 5% du montant total du Contrat/de la réservation, pour frais administratifs.

Article 8 – Divers – Droit applicable et compétence des Tribunaux

8.1. Si une clause des présentes conditions générales venait à être déclarée nulle ou inopposable en tout ou en partie, en vertu de toute disposition de droit applicable, une telle clause sera réputée non écrite et cette nullité ou inopposabilité n’affectera pas la validité des autres clauses de la présente Convention. Le cas échéant, les parties négocieront de bonne foi afin de convenir d’une ou plusieurs dispositions qui permettraient d’atteindre, dans la mesure du possible, l’objectif poursuivi par la ou les clauses frappées de nullité.

8.2 Ce Contrat est régi par le droit belge. Tout litige né de son interprétation ou de son exécution sera de la compétence exclusive des cours et tribunaux de l’arrondissement judiciaire du Brabant wallon.